Tại mỗi khách sạn bộ phận đặt phòng là người tiếp nhận thông tin đặt phòng trực tiếp cũng như qua điện thoại. Nhưng ở những khách sạn nhỏ không có phụ trách đặt phòng hoặc bộ phận đặt phòng vắng mặt nhân viên lễ tân sẽ là người tiếp nhận và thực hiện đặt phòng. Hôm nay, xaydungnhanghean.com xin giới thiệu quy trình tiếp nhận đặt phòng qua điện thoại mà nhân viên lễ tân cần biết.
Đang xem: Quy trình nhận đặt phòng khách sạn
Khách hàng cần cung cấp thông tin gì để đặt phòng khách sạn?
Tên khách/ tên đoàn khách/ tên người đăng kýĐịa chỉ, số điện thoại, số fax (kể cả mã vùng), email của kháchSố lượng khách cùng đi trong đoàn/ khách thuê phòngNgày giờ đến và số đêm lưu trúSố lượng phòng và loại phòngGiá phòng và hình thức thanh toánLoại đặt phòng (đảm bảo hay không đảm bảo)Các yêu cầu khác của khách (nếu có)
Kịch bản mẫu quy trình nhận đặt phòng khách sạn qua điện thoại
Tùy vào quy định tại mỗi khách sạn sẽ có câu chào hỏi và một số quy trình bổ sung hoặc rút gọn. Tuy nhiên, dù tiếp nhận và trả lời cuộc gọi đặt phòng từ khách hàng như thế nào, nhân viên lễ tân cũng phải đảm bảo nắm được những thông tin bắt buộc như trên và “chốt” phòng cho khách. Dưới đây là kịch bản mẫu quy trình nhận đặt phòng khách sạn qua điện thoại chuẩn.
Bước 1: Trả lời điện thoại theo quy chuẩn khách sạn và hỏi tên khách hàng
Mẫu câu Tiếng Anh thông dụng trong khách sạn
Lễ tân (LT): Xin chào quý khách, Khách sạn Finger xin nghe, tôi là Trang lễ tân, tôi có thể giúp được gì cho quý khách?
Khách hàng (KH): Tôi muốn đặt phòng tại khách sạn.
LT: Dạ vâng, xin quý khách vui lòng cho tôi biết họ tên ạ!
KH: Tôi tên Lê Văn Hùng
LT: Cảm ơn anh Hùng.
Bước 2: Xác định yêu cầu của khách về thời gian lưu trú
LT: Thưa anh Hùng, anh muốn đặt phòng tại khách sạn chúng tôi vào ngày nào ạ?
KH: Tôi muốn đặt 2 đêm là 5/1 và 6/1
LT: Dạ vâng. Như vậy, anh Hùng sẽ đến khách sạn vào ngày 5/1 và đi vào sáng ngày 7/1 đúng không ạ?
KH: Đúng vậy.
Bước 3: Xác định yêu cầu của khách về số người lưu trú
LT: Vâng, cảm ơn anh, anh Hùng đặt phòng cho bao nhiêu người ạ?
KH: Chỉ có tôi và một người bạn nữa.
Bước 4: Xác định yêu cầu của khách về số lượng phòng
LT: Anh Hùng muốn đặt bao nhiêu phòng ạ?
KH: Chúng tôi sẽ đặt 1 phòng
Bước 5: Xác định yêu cầu của khách về loại phòng, hạng phòng
LT: Vâng, vậy anh Hùng yêu cầu phòng giường đôi hay 2 giường đơn ạ?
KH: Cho tôi phòng có 2 giường đơn.
Xem thêm: Gạch Tây Ban Nha Giá Gạch Tây Ban Nha Chính Hãng Giá Rẻ, Gạch Ốp Tường Lát Nền
LT: Dạ vâng. Khách sạn chúng tôi có 3 hạng phòng là hạng tiêu chuẩn, hạng sang trọng và hạng đặc biệt sang trọng. Anh Hùng muốn ở hạng phòng nào ạ?
KH: Cho tôi loại phòng hạng sang trọng nhé!
LT: Vâng, cảm ơn anh Hùng. Giá của phòng hạng sang trọng là 850.000đ. Hiện tại chúng tôi có hạng phòng đặc biệt sang trọng chỉ cao hơn phòng sang trọng 150.000đ nhưng chất lượng dịch vụ cao cấp nhất. Anh Hùng có muốn đặt loại phòng này không ạ?
Lịch sử hình thành món cocktail đầy thú vị
KH: Tôi vẫn chọn hạng phòng sang trọng nhé!
LT: Vâng, cảm ơn anh Hùng.
Bước 6: Nhắc lại yêu cầu của khách
LT: Thưa anh Hùng, tôi xin nhắc lại các thông tin đặt phòng của anh. Anh Lê Văn Hùng đặt phòng đêm 5/1 và 6/1, ngày đến là 5/1, ngày đi là 6/1, phòng 2 giường đơn cho 2 người, hạng phòng sang trọng với giá 850.000đ. Đúng không ạ?
KH: Đúng rồi.
Bước 7: Hỏi thông tin liên lạc của khách
LT: Anh Hùng vui lòng cho tôi xin số điện thoại và địa chỉ liên lạc ạ
KH: Vâng, Lê Văn Hùng, 121 Nguyễn Trường Tộ, TP Hội An, tỉnh Quảng Nam. Số điện thoại 0126 723 5637
LT: Vâng cảm ơn anh Hùng. Tôi xin xác nhận lại thông tin: anh Lê Văn Hùng, 121 Nguyễn Trường Tộ, TP Hội An, tỉnh Quảng Nam. Số điện thoại 0126 723 5637. Đúng không ạ?
KH: Đúng rồi chị.
LT: Anh Hùng có yêu cầu gì thêm không ạ?
KH: Không thưa chị.
Bước 8: Điền thông tin vào phiếu đặt phòng
Bước 9: Kết thúc cuộc gọi
LT: Vâng, cảm ơn anh Hùng đã tin tưởng lựa chọn khách sạn chúng tôi. Hẹn gặp lại anh và chúc anh một ngày vui vẻ.
Xem thêm: Ví Dụ Về Vật Liệu Cách Điện, Tìm Hiểu 3 Loại Vật Liệu Cách Điện Phổ Biến
KH: Vâng, chào chị.
